| |
|
تجارت
بين الملل
|
| |
|
نگذاريد
تلفنها درگيرتان كند
|
|
| تنها
ارايه نشاني هايي از طرف تجاري براي
برقراري يك رابطه تجاري كافي نيست.
تجارت، اصولي هم دارد كه براي موفقيت
بايد رعايت شود. براي شروع اين بخش آن
قسمتي از مجموعه «مديريت زمان» به قلم
ديويد سوئيس و برگردان كامران روح
شهباز را كه به مصيبت درگير شدن به
تلفنهاي نا به جا- چيزي كه براي هر
تاجري ممكن است انتفاق بيفتد- مي
پردازد، آورده ايم. |
|
| چگونه
درگير مكالمات تلفني نشويد
|
|
| اين
صحنه را تصور كنيد. يكي از همكارانتان
كه از شدت كار زياد خسته شده است روي
پنجره اتاقش رفته و مي خواهد خود را به
بيرون پرتاب كند. شما سعي مي كنيد او
را از اين كار منصرف كنيد و درست زماني
كه قصد دارد از پنجره پايين بيايد
تلفن زنگ مي زند. آيا به اين تلفن پاسخ
مي دهيد؟ به ندرت. |
|
| اما
با اين همه هنوز ممكن است يك رفتار
غيرمنطقي انجام دهيد و آن اين است كه
هر زمان، كار با اولويت زياد خود را با
تماسهاي تلفني اي قطع كنيد كه اغلب از
اولويت كمتري برخوردارند. |
|
| غربال
كردن، ارجاع دادن و تفويض تلفنها
|
|
| البته
به تلفنها بايد با حوصله و مودبانه
پاسخ داد؛ زيرا بسيار مهم است كه
كاركنان يك شركت از نظر كارپردازان و
مشتريان افرادي مودب و مثمرثمر باشند.
اما اين بدان معني نيست كه شما بايد
حتما اولين كسي باشيد كه به تلفن پاسخ
مي دهيد. غربال كردن، ارجاع دادن و
تفويض تلفنها مي تواند به مقدار قابل
ملاحظه اي در وقت شما صرفه جويي كند.
همچنين با محدود كردن گفتگوهاي تلفني
به مسايل كاري در دست اجرا بيشتر مي
توانيد در وقت صرفه جويي كنيد؛ زيرا
تحقيقات نشان داده است كه قسمت اعظمي
از مكالمات تلفني بيش از حد لزوم به
درازا كشيده مي شود. در نتيجه يكي از
وسايلي كه براي صرفه جويي بسيار زياد
در وقت تاكنون اختراع شده است، اغلب
به يك غاصب غارتگر زمان تبديل مي شود. |
|
| صرفه
جويي كننده بالقوه زمان
|
|
| البته
اگر از تلفن بدرستي استفاده شود، يك
وسيله صرفه جويي كننده بالقوه زمان
است: با تلفن يا فاكس، بهتر از روشهاي
ديگر، مي توانيد بسرعت با ديگران به
روشي موثرتر ارتباط برقرار كنيد. اين
وسيله شما را قادر مي سازد با كساني
تماس بگيريد كه اگر مي خواستيد آنها
را ملاقات كنيد، بايد دست به سفر مي
زديد. اشتباهات يا كج فهمي ها مي تواند
با تلفن بسرعت برطرف شود. |
|
| تلفن
براي شركت شما مانند خط مقدم جبهه است
و كساني كه خواهان انجام كار يا
معامله اي با شما هستند، با آنان
مواجه مي شوند. |
|
| روشهاي
ضعيف تلفن زدن
|
|
| اما
آگاه باشيد. تلفن يك شمشير دولبه است
كه هم قادر است وقت شما را بسرعت بگيرد
و هم مي توان آن را به شما بازگرداند.
محاسبه كرده ام كه حدود چهل درصد
وقتهايي كه در برخي دفاتر تلف مي شود،
به خاطر روشهاي غلط تلفن كردن است. اگر
اين به نظرتان غيرواقعي مي رسد به اين
نكته توجه كنيد: در تحقيقي كه اخيرا
توسط شركت تله كونومي انجام گرفته
است، معلوم شده است كه در سه هزار
مكالمه تلفني انجام شده توسط سيصد
شركت مختلف بيشتر از نصف تلفنها بيش
از هشت بار زنگ مي زند تا كسي گوشي را
بردارد و فقط يك درصد آنها از اينكه
طرف مقابل را منتظر گذاشته اند، عذر
خواهي مي كنند. اتلاف وقت بعدي، زماني
روي مي دهد كه فرد تماس گيرنده آنقدر
خوش شانس باشد كه بتواند از اولين
خوان قسمت تلفنخانه، رد و منتظر شود
تا به قسمت مربوطه در شركت وصل شود. |
|
| تلفن
كنندگان همچنان منتظر مي مانند تا فرد
مسوول يا طرفي كه با او كار دارند پاي
تلفن بيايد و جواب آنها را بدهد و در
موارد كمي هم بلافاصله به درخواست فرد
پاسخ داده مي شود و كارش راه مي افتد.
در 44 درصد موارد، كه به فرد تلفن كننده
وعده داده مي شود كه بعدا كسي جواب او
را خواهد داد، هرگز به آن عمل نمي شود.
اگر فكر مي كنيد كه اين كار هرگز در
اداره شما رخ نمي دهد، كاري ندارد يك
بار امتحان كنيد. با يك درخواست
ساختگي از بيرون با اداره خود تماس
بگيريد. اسمي را انتخاب كنيد كه تلفظ و
به خاطر سپردنش مشكل باشد و سپس
درخواست كنيد كه باكسي كه بتواند مشكل
شما را حل كند صحبت كنيد. حتما بسيار
متعجب خواهيد شد وقتي متوجه شويد چقدر
از وقت مشتري شما توسط كاركنان تلف مي
شود. |
|
| فراموش
نكنيد كه 95 درصد ارتباطات روزانه
بيشتر توسط تلفن انجام مي شود و روشي
كه كاركنان شما اتخاذ مي كنند تاثير
بسزايي برعلاقه و رغبت كساني دارد كه
مي خواهند با شركت شما، چه براي اولين
بار و چه به عنوان مشتري دايمي كار
كنند. |
|
|
منبع:روزنامه
تجارت بين الملل |
|
| |
|
|
صفحه
قبلي |
|
| |
|
